Náměty a inspirace > Příklady inspirativní praxe > Efektivní komunikace zainteresovaných stran při činnosti školy

Efektivní komunikace zainteresovaných stran při činnosti školy

Plně organizovaná základní škola v krajském městě, která je díky svému zaměření na výuku jazyků od prvního ročníku žádanou školou pro žáky z celého města i širšího okolí. Od prvního ročníku se vyučuje anglický jazyk, od pátého ročníku si žáci povinně vybírají z nabídky tří dalších jazyků a třetí cizí jazyk je nabízen formou volitelného předmětu od osmého ročníku. Komplexní zaměření na jazyky doplňuje možnost návštěvy anglického klubu, užívání metody CLIL v několika předmětech, příprava na mezinárodní zkoušky z jazyků a nabídka vycestovat do ciziny. Vzhledem k zaměření školy na jazyky a komunikaci a množství dojíždějících žáků nejen z města, ale i širšího okolí, vznikla potřeba kvalitní a moderní komunikace mezi školou, zákonnými zástupci a žáky. S novým vedením školy od roku 2018 započala škola využívat komunikační systém EduPage, který nabízí řadu možností a aktivit pro vzájemnou a rychlou komunikaci všech zainteresovaných stran při činnosti školy. S rychlostí a téměř okamžitou informovaností o dění ve škole (klasifikace, chování, zapomínání, příprava pomůcek, přítomnost ve škole, údaje o platbách apod.) si škola uvědomuje, že především žák je ten, kdo by měl informovat rodiče o svých výsledcích a úkolech. Škola se proto snaží o nastavení jasných pravidel v komunikaci tak, aby se žáci učili píli, systematičnosti a zodpovědnosti v průběhu procesu vzdělávání.

Za efektivní a konstruktivní komunikaci mezi zákonnými zástupci, pedagogickými pracovníky a žáky je považováno veškeré vzájemné předávání informací, poznatků a sdělení souvisejících s procesem výuky i dění ve škole, které se odehrává ve zvoleném jednotném komunikačním prostředí, probíhá podle dohodnutých pravidel. Komunikace je dohledatelná z hlediska obsahu i času, veškerá sdělení jsou včasná, texty obsahově výstižné a bez emocionálního zabarvení.

Efektivní komunikace mezi zákonnými zástupci a pedagogickými pracovníky je založena na vzájemném respektu, důvěře a pochopení. Je zaměřena na spolupráci, nabízí řešení a není vedena konfrontačně.

Výsledkem efektivní a konstruktivní komunikace je dialog, který ve svém důsledku vede žáka/dítě k žádoucím kompetencím, žádoucímu chování, školním výsledkům a eliminuje nedorozumění, nepochopení, spory a konflikty.

Text se zaměřuje na:

důvody pro zavedení jednotného programu pro vedení dat, informovanost a komunikaci;
postup a úskalí při zavádění informačního a komunikačního programu EduPage do praxe;
stanovení nutnosti pravidel konstruktivní komunikace všech aktérů ve škole prostřednictvím komunikačního a informačního programu EduPage;
zachycení šíře funkcionalit programu;
důležitou roli žákovské zodpovědnosti v době okamžitého přenosu informací;
zjišťování informací o spokojenosti jednotlivých aktérů o kvalitě vzájemné komunikace (přílohy č. 5, 6 a 7 - po kliknutí na odkaz se stáhnou soubory .zip).

Nutnost změny v komunikaci ve škole

Nová ředitelka školy přebírala zaběhnutou školu se zaměřením na výuku jazyků s velmi dobrou pověstí nejen ve městě, ale i v širokém okolí. Škola disponovala kvalifikovaným sborem a zájmem rodičů o přijetí jejich dětí na tuto školu, který byl každoročně velký, až přesahující kapacitu školy. Jejím cílem bylo více než udržet vysoký standard výuky a nově vize zahrnovala i způsoby komunikace ve škole. Nové vedení správně vystihlo segment, ve kterém měla škola rezervu. Mnoho informací se předávalo v listinné podobě. Tento tok informací byl fungující, i když zdlouhavý a mnoha účastníkům komunikace, často ze zvyku, vyhovoval. Zveřejněná obecná vize nového vedení školy v oblasti informačních systémů zahrnovala:

pravidelnou aktualizaci webových stránek školy, za současného zvýšení obsahové i formální úrovně;
zaměření na informovanost o vzdělávací nabídce, na prezentaci úspěchů žáků, ale i možnosti volnočasových aktivit;
rozvoj vzájemné komunikace ve vztahu k chodu školy, informovanosti o vzdělávacích výsledcích nebo v oblasti výchovy;
vytváření pozitivního obrazu o škole prostřednictvím médií, školních prezentací, akcí pro rodiče žáky, rodiče i širokou veřejnost;
realizaci jednotného vizuálního stylu školy;
kvalitu, včasnost, úplnost poskytovaných informací mezi jednotlivými účastníky zapojenými do procesu vzdělávání;
vyhodnocování spokojenosti s předáváním informací jednotlivých účastníků podílejících se na procesu vzdělávání (příloha č. 5, 6 a 7 - po kliknutí na odkaz se stáhnou soubory .zip).

V jednom z prvních, a pro veřejnost viditelných, rozhodnutí bylo zajištění nového pojetí webových stránek školy, zaměřeného na informovanost zákonných zástupců a široké veřejnosti o chodu školy, vzdělávací nabídce a prezentaci úspěchů školy. K tomu měl přispět i jednotný vizuální styl školy. V oblasti spolupráce s rodiči si vedení školy vytyčilo mimo jiné aktivní zapojení veřejnosti do školních i mimoškolních akcí a efektivní komunikaci zúčastněných stran.

V souvislosti s touto částí vize se ředitelka rozhodla změnit a sjednotit dosavadní značně roztříštěné systémy pro informační, správní, prezentační vedení dat i řízení školy do jednoho systému. Předchozí vedení školy nemělo jasnou strategii v dané oblasti, což se projevilo na značné různorodosti, nejednotnosti a vzájemné nepropojenosti při používání jednotlivých systémů (DM Evidence – program pro vedení školní matriky, další samostatný program na tvorbu rozvrhů, webové stránky na vlastním serveru, mnoho informací se řešilo přes papírové žákovské knížky, nebyly elektronické třídní knihy atd.).

Cílem plánované změny bylo sjednocení platforem pro správu, komunikaci a informace. Podmínkou pro výběr byla vysoká intuitivita ovládání takového systému pro technicky zdatnější uživatele a na druhé straně jednoduchost pro uživatele méně zdatnější, která by byla podložena manuálem. Podstatným faktorem pro realizaci cíle byla úspora finančních prostředků. Nejdůležitější snahou však bylo získání prostředku pro rychlé a operativní předávání informací, nalezení všech informací v jednom systému pro pedagogy, rodiče i žáky a jednotné platformy pro komunikaci, zadávání úkolů a omlouvání absence rodiči. Systém měl nabídnout i zapojení žáka do vzájemné komunikace. Z více nabídek vedení školy vybralo program EduPage. V principu je celkem lhostejné, jestli si škola vybere program Bakaláři, Škola OnLine, Edookit nebo jiný. V podstatě je důležité, aby vždy realizovala využití všech jeho funkcí a motivovala všechny participanty k využívání.

Po roce monitorování stavu, seznámení se s kolektivem, nastal pro nové vedení čas realizace změn, a to nejen v oblasti komunikace a uskutečňování vize. Ředitelka školy přijala pro oblast rozvoje IT na místo zástupce ředitele pro druhý stupeň inovacím vstřícného člověka a byly zahájeny přípravy na vyhledávání vhodného systému, který by sjednotil všechny jednotlivé roztříštěné programy a odstranil s tím spojené potíže. Každý dosud používaný systém měl vlastní přístupová hesla, prostředí a za každý program bylo nutno platit podporu za jeho správu. Dosavadní systémy byly nepropojené a nekorespondovaly spolu. Přínosem měla být i finanční úspora za správu jednotlivých systémů.

Výběr komunikačního softwaru proběhl na základě požadavků školy a průzkumu trhu, zkušeností z jiných škol a informací o jednotlivých systémech na jejich domovských webových stránkách. Ve výběrovém řízení program musel splňovat požadavek školy na:

ucelenost a provázanost poskytovaných funkcí;
jednoduchost a přehlednost v ovládání pro uživatele;
použití na různých koncových zařízeních pro uživatele.

Na základě splněných kritérií byl pro tuto ZŠ vybrán program EduPage.

Používání programu bylo zahájeno počátkem školního roku, a to jen za využití základních funkcí. Vedení školy správně vyhodnotilo situaci ve škole, kdy sbor nebyl nakloněn inovaci v oblasti používání moderních informačních kanálů. V žádném případě nebylo cílem zahltit zaměstnance ani rodiče překotným zaváděním nových prostředků komunikace a správy informací. Na druhé straně si vedení školy bylo vědomo, že nikdy nebude žádná tzv. lepší situace pro zavedení nového systému, a i přes nechuť některých učitelů se začaly využívat moduly pro evidenci a organizace výuky:

elektronická třídní kniha;
elektronická žákovská knížka;
rozvrh hodin a s tím spojený rozvrh suplování.

Od následujícího školního roku přibylo využívání návazných funkcí spojených s komunikací se zákonnými zástupci:

elektronické omlouvání žáků;
elektronické platby za kroužky;
zadávání domácích úkolů;
komunikace s rodiči prostřednictvím zpráv;
došlo k zapracování povinnosti komunikovat v rámci organizace i mezi školou a zákonnými zástupci do školního řádu (příloha č. 1).

Rovněž se rozběhlo zaznamenávání zpráv, které jsou propojeny s modulem „Třídní kniha“ a také školním kalendářem na webových stránkách školy. Nový vzhled zaznamenala i samotná webová stránka školy, včetně fotogalerií. Původně byl „web“ i fotogalerie školy na školním serveru, což bylo nepraktické, a to jak z pohledu zabezpečení, tak z hlediska blokování místa na disku. Rozběhlo se elektronické přihlášení na akce, kdy rodiče mohou účast žáka na akci potvrdit elektronicky na webu nebo prostřednictvím mobilní aplikace EduPage.

Září 2020 v souvislosti s nástupem pandemie a uzákoněním distanční výuky zastihlo učitele, rodiče i žáky již jako poměrně zkušené uživatele informačního systému a znamenalo pro ně jednodušší přechod na jednotnou on-line výukovou platformu, která sice není součástí EduPage, ale jejíž principy ovládání a fungování vyžadují podobné pracovní a volní návyky a znalosti. Zároveň program EduPage zůstal hlavní a osvědčenou informační a komunikační platformou. Zkušenosti z distančního období budou i nadále přenositelné do běžné výuky např. při dlouhodobé nemoci žáka nebo jeho jiné nepřítomnosti ve škole. Umožňuje zadávání on-line testů, doplňovacích úkolů, ukládání přehledů učiva včetně podpůrných materiálů pro výuku.

Informační systém EduPage je v distanční výuce využíván:

v částech „Rozvrh hodin“ a „Třídní kniha“, kde mají žáci zadán vždy přehled učiva a rozvrh on‑line vyučovacích hodin, včetně internetových odkazů na jednotlivé videohovory pro realizaci distanční výuky;
v modulu „Domácí úkoly/písemky“, kde mají žáci přehled veškerých zadaných úkolů, výukových materiálů do hodin a plánovaných písemných prací;
pro ukládání veškerých úkolů a písemných prací, které mohou žáci vložit vypracované přímo do EduPage;
pro učitelské opravy žáky vložených prací;
k doplnění komentářů a poskytnutí zpětné vazby (formativního hodnocení) pro žáky, případně ohodnocení známkou;
evidenci veškerých změn v požadavcích k výuce, nových úkolech a hodnoceních;
k informování zákonných zástupců.

V následujících letech má škola během řádné prezenční výuky v plánu nadále aktivně využívat moduly podporující výuku, které jsou určené primárně k samostudiu nebo jako rozšiřující učivo. V souvislosti s tím je možno využívat zadávání doplňujících studijních materiálů, jakými jsou testy, projekty, úkoly, on-line studijní materiály. Používání těchto funkcionalit urychlila výuka na dálku v době uzavření škol od jara 2020. Učitelé budou mít možnost zúročit zkušenosti s využíváním uvedených modulů. V EduPage je k této práci určen režim „Interaktivní hodina“. Tento modul umožňuje učiteli aktivně zapojit žáky do výuky prostřednictvím mobilních telefonů nebo tabletů. Ve výukovém materiálu, který si vyučující připraví k výuce, jsou testové otázky, na které mohou žáci v průběhu výuky odpovídat. Veškeré odpovědi, které žáci zaznamenají na svých mobilních nebo statických zařízeních, jsou uloženy do EduPage. Systém odpovědi ihned vyhodnotí, opraví a výsledky uloží do modulu „Výsledky“, tady k nim má přístup jak učitel, tak jednotliví žáci a jejich rodiče. Materiály i výsledky zůstávají v programu tak dlouho, dokud je učitel neodstraní. Toto řešení umožňuje učiteli ihned získat zpětnou vazbu o tom, jak žáci zvládli dané učivo.

Velmi důležitým krokem při zavádění nového elektronického systému v organizaci je nenechat zaměstnance a ostatní uživatele bez podpory. Kromě klasického proškolení nabídl metodik ICT zaměstnancům jednoduché textové návody a videonávody k používání jednotlivých modulů. Vše bylo vždy přístupno na sdíleném disku školy. Nezbytností během realizace je trpělivost, ale zároveň dodržení naplánované vize a cíle, ve kterém vedení školy nepřistoupí na kompromisy při využívání systému některými zaměstnanci, ale zároveň jim zpočátku nabídne neomezenou podporu. Stejný odpor, nezájem a snahu o benevolenci při využívání lze očekávat od některých zákonných zástupců. Zde je třeba přistupovat s rozvahou a dle podmínek jednotlivců jim je třeba vyjít co možná nejvíce vstříc. V každém případě čas a výhody využívání elektronických komunikačních kanálů přinese i na tomto poli své ovoce, jak se o tom přesvědčili na popisované základní škole. Pro zákonné zástupce byly školou připraveny základní informace, návody (viz příloha č. 3) i videonávody. I rodičům byla nabídnuta možnost individuálních konzultací při potížích s ovládáním na jejich různých koncových zařízeních.

Práce v prostředí EduPage je dnes nezbytnou součástí pracovních povinností každého pedagogického pracovníka školy. Základním předpokladem je vlastní pracovní PC stanice nebo notebook s přístupem k internetu v kabinetě a počítač v každé třídě. Protože je v organizaci 90 % informací předáváno přes školní informační systém, je povinností všech učitelů a vychovatelů se po příchodu do práce přihlásit do EduPage. Zde každý pedagogický pracovník nalezne souhrn všech aktuálních informací týkajících se chodu školy a výuky. Součástí těchto informací je i aktuální rozpis zástupů za nepřítomné učitele, který je propojen s třídní knihou. Dotyčnou informaci o zástupech v jednotlivých předmětech vidí i žáci.

Třídní učitel denně kontroluje došlé omluvenky od zákonných zástupců a provede jejich akceptaci, čímž ostatní učitelé v třídní knize vidí, že dotyčný žák chybí, a zda je omluven (příloha č. 4). Každý učitel je povinen zkontrolovat nově příchozí zprávy a veškerou komunikaci s rodiči. Zároveň může zadávat do kalendáře připomínky k úkolům na jednotlivé hodiny, zadávat domácí úkoly a procvičování, umisťovat zdroje informací pro samostatnou práci žáků nebo vlastní vytvořené prezentace a materiály. Podle školního řádu je povinností každého pedagoga na každou informaci reagovat, byť pouhou odpovědí, že se dotyčným problémem bude učitel zabývat. V každé vyučovací hodině musí učitel provést zápis do elektronické třídní knihy, a to buď výběrem z předpřipraveného ročního tematického plánu, nebo vlastním aktuálním zápisem probíraného učiva. Součástí zápisu je vyplnění absence žáků. Na konci každého klasifikačního období jednotliví učitelé zapisují přes informační systém výsledné hodnocení (klasifikační stupeň nebo slovní hodnocení) do matriky (příloha č. 4).

Častou příčinou problémů v komunikaci je nejasnost, schematičnost nebo neúplnost sdělení v krátkém textu, kterým pedagogové informují zákonné zástupce o běžných přestupcích proti školnímu řádu. Ve škole, která si vytkla za cíl komunikovat co nejvíce elektronicky, si logicky museli stanovit elementární pravidla a postup pro psaní krátkých sdělení určených rodičům (tzv. poznámek):

Informace o přestupcích žáků se nikdy nepíše „s horkou hlavou“.
O řešení přestupku, byť běžného, je dobré se poradit s kolegou nebo odborníky ve škole (preventista nebo výchovný poradce).
U textu musí být vhodné oslovení.
V textu musí být výstižně a bez emocí podány základní informace, které vyjadřují prosbu o pomoc při řešení vzniklého problému.
Informace o prostém porušení školního řádu bez bližšího vysvětlení vyvolá prostor pro dohady a vlastní interpretaci přestupku.
Školní informační systém není vhodné používat k rozsáhlému vzájemnému dopisování.
Závažnější problémy je třeba řešit při osobním jednání se zápisem a přítomností dalšího pedagogického pracovníka.
Každému sdělení od rodičů bude věnována pozornost a učitel na něj bude reagovat (podle zvážení přes EduPage, při osobním setkání nebo výjimečně telefonicky).

Příklady nevhodných poznámek:

Žák porušil školní řád.
Žák se choval nevhodně.
Žák byl vulgární.
Žák použil mobilní telefon.

Příklady vhodně formulovaných poznámek:

Žák vulgárně nadával spolužákovi. Žák byl poučen o vhodném způsobu chování ke spolužákům a o porušení školního řádu (uvede se i článek a odstavec ustanovení ve školním řádu) i třídních pravidel chování.
Žák (úmyslně, neúmyslně) fyzicky (nemusí se vždy jednat o fyzickou újmu) ublížil spolužákovi (konkrétně se uvádí, co udělal). Žák byl poučen o vhodném způsobu chování ke spolužákům a o porušení školního řádu (případně třídních pravidel chování).
Žák nevhodným způsobem (upřesní se, zda se jednalo o podvod, nebo zneužití vůči spolužákovi, učiteli) použil mobilní telefon ve výuce bez souhlasu učitele a (uvede se důvod) vyfotil spolužáka, který s tím nesouhlasil. Žák porušil (uvede se článek a odstavec ze školního řádu). Žák byl poučen o vhodném způsobu chování ke spolužákům a o porušení školního řádu.

Smyslem vhodně používaných poznámek je:

Podat emocí prostou informaci o podstatě žákova jednání, které není ve shodě se školním řádem nebo obecně přijímanými pravidly slušnosti a taktu formulovanými v třídních pravidlech chování.
Poskytnout jednoduchou informaci o přijatých nebo aplikovaných krocích, které by měly vést k nápravě.
Rodič by po přečtení textu měl vědět, co se stalo a jak dále bude škola postupovat.
V případě opakování problematického chování žáka nebo jiných skutečností, které jsou v protikladu se školním řádem, by měly následovat další kroky školy, které budou založeny na přímém jednání se žákem a výchovným poradcem nebo se zákonným zástupcem.

Vedení školy je podle vnitřního rozdělení kompetencí povinno na každý den stanovit rozpis zástupů (suplování), bez kterého není možno provádět učiteli ve vyučovacích hodinách zápisy do třídních knih (příloha č. 4). Vzhledem k nutnosti plynulého chodu školy je nezbytné mít připravenu vzájemnou zastupitelnost při této činnosti tak, aby nebyla při výpadku jednoho člena vedení ohrožena evidence probíraných témat ve vyučovacích hodinách. Součástí práce je zadávání všech ostatních nezbytných informací do týdenního i ročního plánu školy tak, aby se včas a s předstihem dostaly ke koncovým příjemcům (učitelům, rodičům a žákům).

Vedení školy navíc systém operativně využívá ke kontrole plnění každodenních úkolů a povinností pedagogických zaměstnanců, jako jsou zápisy do třídních knih, docházka žáků, zadávání informací o výuce pro zákonné zástupce a o akcích školy.

Pověřený člen vedení školy využívá nabídku sestavení rozvrhu v modulu „Rozvrh hodin“, který se po zadání skupin, tříd atd. buď generuje sám, nebo se může sestavovat manuálně. Již vygenerovaný rozvrh lze upravovat nebo vložit do systému vlastním způsobem vytvořený rozvrh hodin (příloha č. 4).

Pro žáky je využívání prostředí elektronického informačního systému většinou běžnou součástí jejich života a fixuje u nich kladné pracovní návyky spojené s digitální technologií. Ve „Zprávách“ nalezne žák aktuální informace ze školy. V „Kalendáři“ se žákovi objevují úkoly na jednotlivé dny, pomůcky, které je třeba si na výuku donést, může se podívat na učitelem zadané zdroje pro splnění úkolu, najde zde při výuce použité elektronické podklady pro výuku apod.

Bonusem pro žáky je možnost prohlédnout si menu školní jídelny, možnost objednat si nebo odhlásit oběd a rezervace z nabízených jídel v daném dni. Součástí menu nabídky je informace o alergenech a nutričních hodnotách jídel (příloha č. 4).

Stejně jako žáci mají i rodiče možnost ve „Zprávách“ a „Kalendáři“ najít aktuální informace o změnách ve výuce, zadané úkoly a termíny pro jejich splnění vztahující se k práci svých dětí ve škole. Samozřejmostí je informace o nově zapsaných známkách do elektronické žákovské knížky, které mají rodiče povinnost v systému podepsat. Informace mohou být pro zákonné zástupce ještě aktuálnější, zadají-li si do mobilu službu upozornění na každou novou informaci ze školního informačního systému (příloha č. 4).

Povinností zákonných zástupců je omlouvat v EduPage nepřítomnost žáků podle pravidel ve školním řádu. Rodič může přes školní informační systém zadávat platby na školní akce nebo přihlašovat, odhlašovat odběr stravy, či vybírat menu z nabídky školní jídelny pro své dítě. Nastaví-li si rodič aplikaci k docházkovému systému, má přehled, zda je jeho dítě ve škole, nebo z ní odešlo (příloha č. 4).

V případech, kdy rodiče přestali nebo nezačali komunikovat prostřednictvím EduPage, jsou nejprve kontaktováni třídním učitelem telefonicky nebo e-mailem. Pokud se komunikace po domluvě nelepší, jsou rodiče zváni do školy, kde se hledají příčiny přerušené nebo nenavázané komunikace. Výsledkem může být nastavení individuální změny ve vzájemné komunikaci. Ze zkušenosti školy však jednoznačně vyplývá, že i přes některé počáteční obtíže u některých rodin prozatím vždy došlo k postupnému využívání školního elektronického komunikačního kanálu. Komunikace mezi rodičem, učitelem a žákem je interní a do daného profilu komunikace nemohou vstupovat cizí účastníci.

Povinností rodičů je bedlivě chránit svůj přístup do školního informačního systému a nikdy jej nesdělovat svému dítěti. Jen z této strany jsou možné případné podvody ve školním informačním systému. Tato situace ve škole ještě nenastala a objevila-li by se, bude brzy některou stranou při vzájemné komunikaci odhalena. Přesto jsou rodiče na toto nebezpečí upozorňováni.

V souvislosti s rychlým přenosem informací mezi školou a rodiči se ve škole museli zamyslet nad skutečností, která mnohdy nedává prostor žákovi samostatně projevit iniciativu a prezentovat výsledky své práce doma. Přitom žák je ten, který by měl být veden k odpovědnosti za vlastní vzdělání a výsledky, měl by je umět vysvětlit, zdůvodnit, hledat cestu k nápravě při neúspěchu a nebýt jen pasivním objektem cizí komunikace. Vyřazení žáka z komunikace může vyvolat jeho pasivitu a snížit jeho vlastní aktivitu v předávání informací a zodpovědnosti za své školní výsledky.

Naplnění výše uvedeného požadavku o vlastní žákově iniciativě při předávání informací o svých vzdělávacích výsledcích a chování ve škole závisí hodně na spolupráci učitelů s rodiči a důvěře rodičů v profesionalitu učitelů. Je-li po žácích vyžadováno, aby mluvili nejen o svých úspěších, ale i nezdarech, musí rodiče takové informace očekávat a adekvátně na ně reagovat. Snahou učitelů je vysvětlit rodičům význam pravidelné a obsažné komunikace s jejich dětmi o školních výsledcích, která děti následně vede k samostatnosti a odpovědnosti při vzdělávání. Informační systém je při tomto přístupu chápán pouze jako prostředek pro kontrolu a ověření pravdivosti informací získaných od dětí.

Školou byla stanovena pravidla pro vzájemnou komunikaci, jejichž připomenutí je součástí každoročních úvodních třídních schůzek ve škole:

Dejte šanci svým dětem, aby vám mohly sdělit, jaký byl jejich den ve škole, co vše zažily, jaké známky, ocenění, případně poznámky získaly. Může se stát, že některé informace víte z EduPage dříve než vaše děti.
Pokud vám dítě informace, které znáte z informačního systému, nesdělí (špatná známka, poznámka apod.), zkuste se žáka na informace zeptat tak, aby měl možnost vám je sdělit sám.
Pokud vám informace z EduPage nejsou jasné, kontaktujte prosím vždy přímo učitele, aby vám informaci upřesnil, doplnil, případně vysvětlil. Může se stát, že informace podané žákem se rozchází s informacemi, které jsou uvedené v EduPage.

Záměry školy a práce v této oblasti je dlouhodobý proces, který navíc ovlivňují volní vlastnosti žáků, sociální podmínky, ve kterých žáci žijí, a také důvěra mezi učiteli, rodiči a žáky. Jedná se o velmi problematicky měřitelný proces a přínos spočívá už jen v tom, že si dané úskalí komunikace škola uvědomuje.

Od zavedení školního informačního systému EduPage uběhnou v září 2021 dva roky. Škola překonala počáteční obtíže při jeho zavedení, na jeho využívání si zvykli učitelé, žáci i rodiče. Systém aktuálně prochází zatěžkávací zkouškou v období distančního vzdělávání. Vedení školy se rozhodlo zjistit u jednotlivých aktérů vzdělávání, jak jsou s jeho využíváním v praxi spokojeni.

Průzkum měl ukázat, zda je nastavená cesta správná a co by se mohlo v používání systému zlepšit. Osloveni byli všichni rodiče (škola má aktuálně 493 žáků), žáci i pedagogičtí pracovníci (učitelé i vychovatelky – celkem 41 pedagogů). Úskalím průzkumu může být aktuální situace distanční výuky, která svou délkou, náročností a neustálou prací za pomoci počítačové techniky z domácích podmínek může ovlivnit vnímání další zátěže v podobě elektronického šetření. Na druhé straně samotný průzkum, jeho zveřejnění, realizace, sběr výsledků i jejich vyhodnocení proběhlo za využití samotného objektu průzkumu – informačního systému.

Vedení školy vzhledem k aktuální situaci a zátěži všech aktérů vzdělávání vsadilo na jednoduché a uzavřené otázky s možností doplnění vlastních poznatků respondentů. V části pro rodičovskou veřejnost byla stěžejní informace, zda prostředí programu EduPage vyhovuje k vzájemné komunikaci a informovanosti (příloha č. 5 - po kliknutí na odkaz se stáhne soubor .zip). Z rozeslaných dotazníků se vrátila třetina (31,5 %). Předpokládá se, že za každého žáka školy by měla přijít jedna společná odpověď. V 73,5 % přišla jednoznačná odpověď souhlasící se zadáním. Pouze 1 % rodičů se vyjádřilo, že systém EduPage jim nevyhovuje (fakticky se jednalo o jeden kategorický zápor).

Ve čtyřiceti rodičovských odpovědích (25,8 %), které označily používání informačního systému jako částečně vyhovující, je dále v upřesňujícím popisu odpovědí ocenění, že ve škole vůbec existuje nějaký informační systém. Dále však respondenti v 24 % případů vyjadřují nespokojenost nad nepřehledností a chaotičností školou zveřejňovaných informací, kdy domácí úkoly jsou směšovány se zprávami učitelů, případně se zprávami, které vůbec nesouvisejí s jejich dítětem. Tato část odpovědí zaujala vedení školy, protože vzniklé situace nespočívají v chybě systému, ale v nesprávném nastavení uživatelského prostředí. Z šetření vyplynulo, že správné nastavení záložek v programu, které třídí a filtrují jednotlivé zprávy, může být zásadní problém ovlivňující celkovou spokojenost se systémem. Vedení školy připravilo informaci pro rodiče reagující na zjištění a nabízející návod k řešení tak, aby bylo uživatelské prostředí přehlednější a zobrazovalo jen informace, které daného rodiče zajímají a jsou pro něj podstatné.

Jen jeden rodič kategoricky nesouhlasil s používáním informačního systému EduPage a 2 % rodičů sice souhlasila s jeho využíváním, avšak označila rozhraní informačního systému EduPage za zastaralé a vyjádřila se k nepružnosti a neaktuálnosti při správě webu a galerií. Byť se jedná o minimální negativní zjištění, jeho náprava spočívá především v organizaci práce uvnitř školy s předáváním informací podstatných k aktualizaci webu a galerie (příloha č. 5 - po kliknutí na odkaz se stáhne soubor .zip).

Otázky zaměřené na vnímání učitelských sdělení vůči rodičům a žákům si kladly za cíl vysledovat u zákonných zástupců, jaká spokojenost s poskytovanými informacemi panuje v oblasti technické a v oblasti obsahové. Stejně jako v předchozí otázce se ankety zúčastnilo 155 rodičů, z nichž 66 % uvedlo, že informace poskytované učiteli jsou jasné, včasné, srozumitelné a dostatečné. 23 % rodičů poukázalo na občasné nedostatky týkající se práce učitelů při zasílání informací. Nedostatky lze rozdělit do dvou skupin. První, převážná část poukazuje na pozdní zasílání informací, tzv. „na poslední chvíli“, a druhá na zasílání zpráv v pozdních hodinách a také zpráv ne zcela srozumitelných (necelá 2 %).

Ukázalo se, že technická stránka v této části nehraje významnou roli. Objevila se jen upozornění z předcházející otázky ohledně netříděných informací. Z tohoto důvodu se vedení školy soustředilo na řešení obsahové části zpráv. Byla provedena analýza odpovědí a následovalo náročné dohledávání v informačním systému, kterých zpráv a informací se nespokojenost týká. Jakmile byly známy výsledky, vedení školy realizovalo pohovory s jednotlivými učiteli, jejichž pozdně nebo v nevhodnou dobu zasílané informace mohou mít vliv na plnění zadaných úkolů žáky. Snahou bylo nikoli vyhovět rodičům, ale naplnit smysl používání informačního systému a zpříjemnit i usnadnit práci žákům. Zbývajících 11 % rodičů blíže nespecifikovalo své výhrady k poskytovaným informacím (příloha č. 5 - po kliknutí na odkaz se stáhne soubor .zip).

V této části chtěli autoři zjistit, jak rodiče využívají informační systém školy, jakou informační roli pro ně hraje. Navíc si kladli za cíl srovnání s obdobím běžné prezenční docházky a dobou během uzavření škol a povinné distanční výuky.

Ukázalo se, že 78 % zúčastněných rodičů sleduje poskytované informace denně, 18 % rodičů několikrát za týden a 4 % rodičů uvedla, že sami informace nesledují a zcela důvěřují svému dítěti, že je o všem dění ve škole včas a úplně informuje. Z uvedeného pro vedení školy vyplývá, že rodiče považují informace za hlavní zdroj poznatků o působení jejich dítěte ve škole. U druhé i poslední části odpovědí škola získala poněkud rozporuplné informace, které v sobě mohou zahrnovat kladnou práci v oblasti cíleného působení školy na žákovu zodpovědnost při předávání informací rodičům, ale může v sobě zahrnovat i nahodilost a prostý nezájem či zaneprázdnění při získávání informací o výsledcích svých dětí. Bude tedy na dalším anketním zjišťování v budoucnu, aby v něm byl lépe specifikován důvod nesledování informací ze školního informačního systému.

V otázce vztahující se ke sledování informací v aktuální době povinného distančního vzdělávání se nepotvrdil předpokládaný trend, že informace pro rodiče budou sledovány častěji než v době prezenční výuky. Pouze 37 % rodičů deklarovalo, že sleduje informace více než v době „předcovidové“. Naopak 60 % rodičů sleduje EduPage stejně jako před distančním vzděláváním. Co v této části překvapilo, byla odpověď necelých 4 % rodičů, že informace z EduPage sledují méně než před distančním vzděláváním. I v této části bude třeba nabídnout širší upřesňující škálu v některém z budoucích průzkumů, aby se dalo určit, zda tento poznatek souvisí s tím, že jsou rodiče zaneprázdnění, nebo souvisí s vysokou zodpovědností dětí (příloha č. 5 - po kliknutí na odkaz se stáhne soubor .zip).

Školní informační systém EduPage:

je většinou rodičů sledován denně;
plní roli hlavního informačního zdroje o práci dětí ve škole;
ke zvýšení uživatelské pohody je třeba části rodičů nabídnout kroky k vysvětlení uživatelských možností programu;
v oblasti kvality a obsahu poskytovaných informací je třeba nastavit přesnější pravidla a kontrolovat jejich dodržování učiteli.

Všem žákům od 1. do 9. ročníku byly položeny dvě otázky korespondující s otázkami pro jejich rodiče. Ankety se zúčastnilo 135 žáků, což činí 27 % z celkového počtu všech žáků.

Celkem 62 % žáků, kteří se zúčastnili ankety, uvádí, že informační systém školy je pro ně zcela vyhovující. 4 % žáků jej označila za nevyhovující a zbývajících 34 % má k systému výhrady. Nejčastější nespokojenost panuje s chatem v systému, který je z hlediska uživatelů nepřehledný nebo nestrukturovaný a částečně vnímají (8 %) prostředí EduPage jako zastaralé a méně přehledné.

Při případném přepočtu výsledků na všechny žáky školy vychází nepřehlednost informací jako jeden ze stěžejních problémů, přičemž ve velké míře řešení opět závisí na správném nastavení v uživatelském prostředí a za současné situace nepřítomnosti žáků ve škole je problematické aplikovat jakákoliv nápomocná opatření. V oblasti chatu je třeba žákům rovněž zdůraznit, že školní informační systém se nevyrovná speciálním aplikacím zaměřeným na tento druh komunikace a určitě to není ani cílem jeho tvůrců. Přesto je tato informace pro vedení školy cenná, neboť cílenou informační kampaní může mezi žáky zvýšit povědomí o hlavním zaměření a smyslu školního informačního systému. V oblasti chatu už tato informace proběhla, ale vzhledem k upřednostňovaným způsobům komunikace mezi mladými lidmi je třeba tuto skutečnost znovu zdůraznit.

Stejně jako u rodičů se druhá otázka týkala kvality a obsahu poskytovaných informací od učitelů směrem k žákům. 41 % informací je podáváno jasně, srozumitelně, dostatečně a jsou včasné. V 15 % měli žáci ke zprávám od učitelů výhrady, ale neupřesnili příčinu své nespokojenosti. Ve zbývajících 46 % se zanedbatelná část žáků vrací k nepřehlednosti zobrazovaných informací, která opět s největší pravděpodobností souvisí s nastavením uživatelského prostředí, a podstatná část má problém s tím, že informace od učitele je nepřesně, neúplně nebo nedostatečně jasně zformulovaná, že žákovi nepřijde popis k získané známce nebo že učitel neodpoví na zprávu.

Při analýze a dohledávání v systému EduPage, které mělo za cíl potvrdit informace uváděné v anketě, se v této oblasti vedení školy zaměřilo na to, zda se jedná o soustavný problém u více učitelů, a tím systémovou chybu, nebo o ojedinělé případy pouze u některých učitelů. Výsledkem zjišťování a dohledávání skutečnosti v EduPage se prokázalo, že v žádném případě se nejedná o soustavné porušování dohodnutých pravidel, ale vždy jen o ojedinělé, izolované případy. Nicméně i ojedinělé problémy mohou v celkovém obrazu komunikace mezi učiteli, žáky a rodiči způsobit vážné následky. V pohovoru k výsledkům ankety s jednotlivými učiteli byli tito upozorněni na dodržování pravidel, správnost, rychlost a úplnost předávané informace. V dalším období bude na vedení školy, aby se zaměřilo na kontroly probíhající komunikace v EduPage (příloha č. 6 - po kliknutí na odkaz se stáhne soubor .zip).

Ve škole aktuálně pracuje 41 pedagogických pracovníků (učitelé, vychovatelé, asistenti pedagoga), z nichž je 40 kmenových a 5 externích. Všichni se podílejí na vzájemné komunikaci se žáky nebo rodiči. Stejně jako rodiče a žáci se měli možnost vyjádřit, jak jim vyhovuje prostředí programu EduPage k vzájemné komunikaci a informovanosti. Zjišťování se zúčastnilo 23 z nich, což je polovina všech pedagogů. Vedení školy si do budoucna klade za cíl počet odevzdaných odpovědí zvýšit. Lze předpokládat, že při opakované evaluaci využívání systému se EduPage stane ještě běžnější součástí života školy. Navíc v každé organizaci probíhá pozvolná, avšak soustavná obměna pedagogů, kteří budou při svém nástupu do školy její informační prostředí vnímat jako samozřejmou skutečnost. Před dalším zjišťováním výsledků si vedení školy klade za cíl ještě detailněji vysvětlovat svým pedagogům nutnost jejich anonymní zpětné vazby, která pomůže odhalit a pojmenovat problémy celého systému s upřesňujícím přesahem směrem k rodičům i žákům.

Celkem 61 % pedagogů, kteří poskytli své odpovědi, je se systémem zcela spokojeno. Jen jeden vyjádřil kategorickou nespokojenost a 35 % se vyjádřilo, že v něčem je systém výborný a v něčem je pro ně uživatelsky problematický. Stejně jako u ostatních kategorií respondentů i zde si stěžovali na směšování příliš mnoha informací ve zprávách a řešení se nabízí stejně jako u rodičů a žáků v lepší organizaci uživatelského prostředí. Další nový poznatek se týkal problematického sdílení materiálů s jinými učiteli. I na toto zareagovalo vedení a po odborné stránce vysvětlilo a ukázalo ideální postup při sdílení. Navíc autor systému si je vědom zbytečných komplikací při sdílení materiálů a v reakci na aktuální nutnost jeho používání připravuje zlepšení v této oblasti.

Druhá otázka byla směřována na učitelský odhad (založený na zkušenostech rodičů), jak rodiče hodnotí školní informační systém během dvou let používání. Podle 31 % učitelů akceptovali rodiče systém bez výhrad. V necelých 40 % se podle učitelů u rodičů objevily výhrady, které ovšem nesouvisely s přechodem na nový systém. Tento údaj koresponduje se zjištěním u rodičů samotných. Přestože učitelé neupřesnili, v čem podle nich spočívaly výhrady rodičů, lze předpokládat, že se v převážné většině jedná o vedením již řešené problémy s organizací uživatelského prostředí a s včasností, aktuálností a srozumitelností informací poskytovaných samotnými učiteli. U zhruba 22 % rodičů učitelé zaznamenali jen počáteční, dnes již překonané, problémy související s přechodem na tehdy nový informační systém ve škole. Zajímavou se jeví skutečnost, že při srovnání skutečných odpovědí rodičů a vnímání učitelů, jak jsou rodiče spokojení s informačním systémem, jsou učitelé ve svém odhadu spokojenosti rodičů skeptičtější. Zatímco 74 % rodičů je s EduPage spokojeno bez výhrad, vyučující rodičovskou spokojenost odhadli jen na 31 %. Zřejmě se jedná o jejich odhad ovlivněný osobní zkušeností ze samotného přechodu, který se po necelých dvou letech používání systému nakonec nepotvrdil. Zajímavé výsledky, které trend potvrdí nebo vyvrátí, v tomto srovnání přinese až další zjišťování.

Poslední otázka se obracela na zkušenosti učitelů s tím, jak často za současné nepříznivé pandemické situace rodiče sledují informace z EduPage. I zde víceméně korespondují odpovědi s odpověďmi rodičů. U 74 % z nich nedošlo ke změně a sledují informace týkající se jejich dětí stejně jako před uzavřením škol. V 26 % zaznamenali pedagogové větší zájem o informace ze strany školy. V tomto ohledu může být vedení školy spokojeno s využíváním systému (příloha č. 7 - po kliknutí na odkaz se stáhne soubor .zip).

Využíváním tohoto informačního systému došlo ke zlepšení prospěchu a snížení počtu výchovných opatření (viz tabulka č. 1 a graf č. 1). Ve snížených počtech udělených výchovných opatření se následně projevuje skutečnost, jako je úbytek zapomínání, nepřipravenosti na výuku apod. Lze říci, že při smysluplné práci s informačním systémem se jedná o přípravu na budoucí běžné pracovní prostředí. Ve škole předpokládají, že v budoucím pracovním prostředí, do kterého budou současní žáci vstupovat, bude již nezbytné používat elektronicky poskytované informace o plánovaných úkolech a pracovních povinnostech.

Tabulka č. 1 Přehled kázeňských opatření

	2017/2018	2018/2019	2019/2020
Pochvala třídního učitele	415	187	249
Pochvala ředitele školy	15	8	12
Napomenutí třídního učitele	123	120	111
Důtka třídního učitele	39	12	14
Důtka ředitelky školy	22	6	4

Graf č. 1 Kázeňská opatření

Největším rizikem při zavádění jakéhokoliv informačního systému jsou lidé, kteří ho mají využívat. Počáteční fáze zavádění do praxe s sebou přináší mnohdy neskrývaný odpor a nechuť, protože se rodiče i učitelé musí učit něco nového, což jim zpočátku může připadat zbytečné nebo zdržující. S touto fází musí vedení školy počítat a být na ni připravené. Samo vedení školy musí jít příkladem v používání, být důsledné ve vyžadování používání systému, ale zároveň musí svým podřízeným zajistit technickou podporu.

Druhým velkým rizikem je technická stránka při fungování informačního systému. Vedení školy musí zajistit kvalitní hardwarové i softwarové vybavení. Protože se jedná o každodenní využívání, musí být zajištěna dostatečná rychlost a spolehlivost sítí i koncových zařízení. Ideální stav je jedno koncové zařízení v systému na jednoho zaměstnance.

Rizikem může být i překotně, nerozvážně probíhající komunikace mezi pedagogickým pracovníkem a zákonným zástupcem žáka. Protože se jedná o zajištění komunikace mezi aktéry, mezi kterými mohou vznikat z důvodu nepochopení nebo jiného názoru konflikty, je třeba důsledně dbát na správnost a přesnost podávaného sdělení a stanovit si alespoň základní zásady pro vzájemnou písemnou komunikaci a podávání informací. Zároveň ze systému předávání informací nesmí vypadnout zodpovědnost samotného žáka za své učení.

Rizikem je i citlivost předávaných informací. Všechny zúčastněné strany si musí počínat tak, aby zůstaly uchovány v tajnosti veškeré přístupové údaje do systému. Taktéž zákonní zástupci by měli akceptovat zásadu, že jejich děti by neměly znát rodičovský přístup do systému.

Mezi příležitosti, jak zkvalitňovat vzájemnou komunikaci ve škole a předcházet nepochopením, patří pravidelná evaluace využívání systému. Ve zlínské škole vyzkoušeli tento proces vzhledem k délce používání informačního systému jen jednou, ale již nyní vědí, že v příští anketě se musí zaměřit nejen na to, zda zafungovala přijatá opatření z prvního zjišťování, ale rozšířit otázky i do zjišťování, co by pomohlo zlepšení vzájemné komunikace mezi účastníky při vzdělávání žáků.

Příležitostí systému je rychlá, efektivní komunikace a tok informací mezi všemi stranami při procesu výuky, přípravy na výuku, o výsledcích výuky, dění při výuce a informovanost o dění ve škole, ve třídě. Na trhu existuje celá řada ucelených systémů, které umožňují všestrannou komunikaci a vzájemnou informovanost. Ať už si škola vybere kterýkoli z nabízených systémů, jde o překročení konformity a stereotypu a nastartování nové éry při spolupráci se všemi zúčastněnými stranami v procesu učení, a to bez rozdílu velikosti školy a jejího umístění ve městě nebo na malé vesnici. Využívání jednoho informačního systému a jeho možností škole může přinést finanční úsporu, jednoduché prostředí pro práci v různých modulech a vzájemnou propojenost uložených informací pro různé školní výstupy.

Vybraná základní škola se nachází v krajském městě Zlín. Ve škole došlo od 1. 9. 2018 k výměně vedení školy, a to jak na místě ředitelky školy, tak na místě zástupce ředitelky školy. Změna vedení je pro zaměstnance školy vždy velkou neznámou, protože nový ředitel přichází se svými vizemi, záměry a směřováním školy. Ředitelka školy nebyla vybrána ze sboru školy. Po příchodu do školy se obrátila na učitelku z kolektivu, zda by jí nechtěla pomoci s vedením školy a vytvořit komunikační most mezi vedením školy a sborem. V následujícím školním roce bylo vedení školy rozšířeno o dalšího zástupce ředitelky školy, který rovněž přišel z jiné organizace. Byly rozděleny povinnosti obou zástupců s tím, že kromě vedení jednotlivých stupňů se bude nový zástupce ředitelky věnovat optimalizaci a zavádění zakoupeného programu EduPage, který v sobě skrýval pro školu dosud netušené možnosti.

Ve zveřejněné vizi školy se nové vedení přihlásilo k moderním trendům ve vzdělávání, které by měly vést k lepší kooperaci, vzájemnému respektu a k praktickým dovednostem pro život. Navázalo na dlouhou tradici rozšířeného jazykového vzdělávání, kterou systematicky podporuje zaváděním metody CLIL a výuky některých předmětů v angličtině.

Dalším novým trendem byla deklarovaná snaha o vytvoření nově pojaté školní komunity z pedagogických, nepedagogických zaměstnanců a zákonných zástupců žáků, kteří budou mezi sebou budovat rovnocenné, spolupracující vztahy, vycházející ze vzájemné informovanosti. Závěrečný bod vize zdůrazňuje vybudování efektivně fungující operativy zahrnující vedení, řízení a správu, která je založená na odpovědnosti a důvěře za svěřený úsek a jejíž součástí je pravidelná autoevaluace činnosti pedagogického, správního úseku a úseku zájmového vzdělávání ve škole.

K příslušné vizi vedení školy udělalo analýzu stavu věcí a stanovilo čistě pro sebe přibližný postup, jak vizi realizovat. Bylo zřejmé, že bude třeba upravit chod školy a zaměřit se na oblast pedagogickou, materiálně-technickou, personální, ale také na úpravu v oblasti informačních systémů a na strategii v oblasti kontaktů s rodiči a veřejností vůbec.

Inspirativní praxe Základní školy Zlín, Kvítková 4338, příspěvkové organizace může být příkladem pro jiné školy, které uvažují o zlepšení komunikace, partnerské spolupráce a dosud využívají více rozličných informačních systémů pro různé činnosti a výstupy ve škole. Toto zjištění vyplývá i z proběhlé komplexní inspekční činnosti, kterou v roce 2019 provedla ČŠI a zařadila ve svém kritériu 1.3 zmíněnou školu mezi příklady inspirativní praxe (příloha č. 2). Popsaný příklad zachycuje školu ve vývoji a její cestu k naplnění informační, komunikační a partnerské vize. V textu jsou zachyceny jednotlivé kroky, kterými se vydala zlínská škola a jsou přenositelné i na jiné školy. Iniciátorem každé plánované změny musí být vždy vedení školy, které postupně a cíleně nadchne ostatní členy učitelského sboru i zaměstnance, trpělivě vysvětlí a pomůže části rodičovské veřejnosti překonat úvodní komplikace při používání zvoleného informačního systému.

Školní řád