Aby bylo možné sledovat vývoj situací a návaznosti či kontinuum práce s konkrétním dítětem, jsou zkušenosti a dohody na hodnocení stavu a případných změnách zaznamenávány v tzv. evaluačních denících (ED). Jde o velmi stručné zápisy projednávaných věcí (příloha č. 3). Je to rychlá a praktická pomůcka, která má faktickou vypovídající hodnotu časovou i obsahovou a lze se k ní opakovaně vracet. Zápis vždy obsahuje hlavní „zprávu“ o probíraných tématech a jsou zde formulovány otázky, potřeby, úkoly či pokyny pro jiné pedagogy účastnící se práce ve třídě nebo pro vedení školy.
Ředitelka školy uvádí jeden příklad, který byl řešen v rámci evaluačních hodinek a zapsán stručně do deníku:
V jedné ze tříd od září pracují dvě nové asistentky pedagoga. Obě se pustily do práce s chutí, během dvou měsíců se jim podařilo vytvořit s učitelkou dobře fungující pracovní tým. Oproti předpokladu, že se postupem času bude snižovat jejich adaptační stresové napětí a únava, se toto nedostavilo. Všechny pedagogické pracovnice třídy měly pocit, že pořád nestíhají…
V evaluační hodince v listopadu celou situaci řešily a došly k poznání, že určujícím činitelem pracovního tempa ve třídě jsou děti. Uvědomily si jeden velmi důležitý vzdělávací aspekt, na který v zápalu práce a ve snaze co nejvíce a nejrychleji vyhovět dětem zapomínaly – učit děti čekat. Dospěly k poznání, že zavedením tohoto vzdělávacího přístupu vyřeší ne jednu, ale hned dvě důležité věci: sníží vlastní stresovou pracovní zátěž a zároveň podpoří pracovní chování dětí, které je nutné pro následné vzdělávání ve škole.
Opatření bylo zaznamenáno v ED a bylo postupně stručně zapisováno, které postupy pedagogů se pro tyto cíle osvědčují (ředitelka, zápisy z ED).
ED je tedy jednoduchým „společným osobním záznamníkem“ pracovních problémů třídy a jejich řešení, k zápisům se pedagogové podle potřeby vracejí. Evidované osvědčené postupy lze uplatnit/modifikovat v jiné třídě, pokud se v ní vyskytnou obdobné problémy. Výhodou je evidence historie, resp. vývoje určitého problému vyskytujícího se ve škole/třídě, a tedy i možnost předávání zkušeností mezi pedagogy, kteří řeší nebo v budoucnosti budou řešit obdobné situace. Zápisy mají svůj význam také pro nové zapracovávající se pedagogy i studenty na praxích.
Za konání evaluačních hodinek i za zápisy v evaluačních denících je odpovědný pedagog dané třídy a jeho úkolem je také informovat další osoby, které se EH neúčastnily a přitom se poznámky mohou k jejich práci také vztahovat. Do deníku lze (a dle potřeby je i vhodné) k danému tématu či otázkám dopisovat i vlastní vyjádření, termíny a způsoby splnění různých úkolů apod.