Dítě vždy přijímá sociální pracovnice. Ta také přebírá dle § 5 odst. 5 zákona č. 109/2002 Sb. spolu s dítětem všechny následující doklady a kontroluje je: vykonatelné rozhodnutí příslušného soudu o nařízení ústavní výchovy, ochranné výchovy nebo o předběžném opatření, posudek o zdravotní způsobilosti a potvrzení o aktuálním zdravotním stavu, občanský průkaz nebo cestovní pas, průkaz pojištěnce, rodný list, zdravotní a školní dokumentaci. Případnou lékařem nařízenou medikaci přímo předává asistentovi pedagoga ve službě, který vše zaznamenává do určené dokumentace (záznamy o průběhu léčby). Následně předá dítě speciálnímu pedagogovi etopedovi, který zaznamenává vstupní pohovor a předává dítěti základní informace o školském zařízení. Součástí je informace o nejbližším možném termínu návštěvy, případně osobní konzultace osob odpovědných za výchovu s odbornými pracovníky nebo vedením školského zařízení.
Školské zařízení využívá k záznamu informací o dítěti vnitřní elektronický informační systém, který umožňuje konkrétním pedagogickým pracovníkům okamžitý přístup k informacím, bez nutnosti složitého a časově náročného vyhledávání informací o dítěti v jeho osobním spise. V systému jsou pak v krátkých časových intervalech (i několikrát týdně) zaznamenávány v průběhu pobytu dítěte veškeré podstatné informace (příloha č. 1). Jedná se o běžné projevy dětí, které pedagogové prostřednictvím zápisu v informačním systému zaznamenávají. Informaci o závažnějších skutečnostech si předávají pedagogové mezi sebou bezprostředně a informují také svého nadřízeného. Pedagogové na základě poskytnutých informací v rámci dopoledních i odpoledních řízených či volnočasových aktivit sledují diagnosticky cenné projevy dětí, které následně využívají k posilování osobnostního rozvoje dětí, k rehabilitaci vztahu s dospělým, ale i při závěrečném hodnocení dne. V rámci diagnostické práce zařízení využívá pestrou škálu testových baterií, které pedagogům umožňují získat náhled na reálné schopnosti dětí, které následně dávají do kontextu s jejich domácím prostředím.
Přestože takový či obdobný informační systém využívá velká většina zařízení, lze jeho přidanou hodnotu v tomto zařízení ve srovnání s jinými vidět právě v množství dat vkládaných pedagogy, jejich propojování, což při jejich správné interpretaci dává pedagogům zařízení do rukou účinný nástroj při každodenní práci s dětmi. Využíváním širokých možností tohoto systému se zvyšuje efektivita a funkčnost spolupráce, provázanost a vzájemná informovanost mezi všemi zaměstnanci, která je zajišťována každodenním osobním kontaktem. Průběžná analýza a vyhodnocování výchovně-vzdělávacích výsledků dětí se významně podílí na přijímání efektivních opatření ke zlepšování jejich výsledků.
Krátce po zahájení diagnostického pobytu pedagogové začínají pracovat na udržení, případně navázání vztahů dítěte s jeho blízkými. Na to navazuje pomoc rodině směřující k odstranění důvodů, pro které byl pobyt soudně nařízen, případně k jejich zmírnění tak, aby dítě mohlo častěji zákonné zástupce navštěvovat a následně se k nim vrátit. Dítě, které ukončí diagnostický pobyt a odchází zpět do rodinného prostředí, zůstává v péči ambulantního pracoviště, a to vždy v pravidelném týdenním kontaktu. Tato část diagnostického ústavu umožňuje okamžitý kontakt odborných pracovníků s dětmi či jejich zákonnými zástupci, pokud se dostanou do nějaké svízelné situace nebo potřebují informovat či získat jakoukoli jinou pomoc. Významnou výhodou této části školského zařízení je také možnost využívat služby ambulance osobně/intervenčně, telefonicky nebo přes sociální sítě on-line. Navázání prvotního kontaktu a důvěry se zákonnými zástupci se tak často děje prostřednictvím odborných pracovníků diagnostické ambulance. V rámci školního roku realizuje školské zařízení ambulanci z důvodů vysoké časové náročnosti jednou týdně. V rámci ambulantní spolupráce uzavírá školské zařízení dohody (kontrakty) s klienty a jejich rodiči, které pro ně vymezují pravidla. Při úspěšném dodržování dohody je pak dítě vedeno k naplňování volnočasových aktivit, k cíleným činnostem v rámci denního rodinného života a hlavně ke školní přípravě a školní úspěšnosti.
Speciální pedagog etoped provádí zpravidla první vstupní pohovor s dítětem přijatým do školského zařízení, uvádí dítě do výchovné skupiny. Realizuje také ve spolupráci s psychologem první vyhodnocování informací o dítěti a vypracovává „individuální program rozvoje osobnosti dítěte“ (IPROD, příloha č. 3a, b, c), jehož součástí jsou krátkodobé a dlouhodobé výchovné cíle, které jsou pravidelně ve čtrnáctidenních intervalech vyhodnocovány a aktualizovány. Stanovuje dominantní problematiku dítěte, vypracovává doporučení etopeda, zaznamenává poznatky o dítěti do informačního systému, napomáhá aktuální korekci nežádoucích vztahů a postojů, pracuje na zlepšení sebepojetí dětí. Na základě rozhovorů s dětmi, jejich motivace a přání společně v kooperaci především s psychologem vypracovává IPROD a garantuje jeho plnění. Etoped je zpravidla pro dítě stěžejní pracovník při kontaktu jak v zařízení, tak i mimo zařízení. Formuje chování dítěte (uděluje opatření ve výchově, testuje děti při podezření na užití omamných a psychotropních látek). S programem dále pracují kmenoví vychovatelé ve spolupráci s učiteli.
Psychologové mají důležitou úlohu v začátku pobytu dítěte, kdy podporují snížení úzkostnosti dětí, pro které je dlouhodobé oddělení od rodiny zátěžovou zkušeností. Podstata psychologické práce vnímaná samotnými dětmi spočívá v individuálním kontaktu s nimi a facilitující přítomnosti psychologů na oddělení. Psycholog se se svojí znalostí rodinného prostředí konkrétních dětí snaží harmonizovat krizové stavy vznikající kontaktem dítěte s rodinou. Podporuje zdravé a řešitelné situace v obrovsky dynamickém prostředí mezi dětmi navzájem. Během individuálních sezení, která probíhají i několikrát denně, i během psychologických (terapeutických) skupin (probíhajících každý týden) pomáhá dětem zlepšovat jejich narušené sebevědomí, ventilovat v bezpečném prostředí citové frustrace a dělat kroky ke spokojenějšímu prožívání jejich života. S vychovateli psychologové spolupracují na každodenní úrovni v péči o děti. Podávají důležité informace pro vytváření programů z anamnézy dítěte, především jeho deprivační až traumatické historie.