Náměty a inspirace > Příklady inspirativní praxe

Systematický přístup k řízení Domu dětí a mládeže

Příkladem inspirativní praxe, který je spojen s kritériem hodnocení 2.1 (Vedení střediska aktivně řídí, pravidelně monitoruje a vyhodnocuje práci střediska a přijímá účinná opatření), je systematický přístup vedení Domu dětí a mládeže (dále jen DDM) k jeho řízení, který se odráží ve všech složkách řídícího procesu, tj. plánování, organizování, rozhodování, vedení lidí, kontrole, komunikaci a zpětné vazbě i vyhodnocování. Významným nástrojem pro efektivní řízení je pro vedení domu dětí a mládeže soubor dokumentů (které jsou i obsahem příloh). Na tvorbě a aktualizaci tohoto souboru se pracovníci střediska podílejí například svými náměty a připomínkami. To zajišťuje, že se pracovníci DDM mohou soustředit na práci s dětmi a využívat dohodnuté a v dokumentech popsané postupy a pravidla. Jedním z cílů vedení domu dětí a mládeže při tvorbě dokumentů byla jejich účelnost, přehlednost, srozumitelnost, stručnost a respektování relevantních právních předpisů.

Dům dětí a mládeže, Sokolov, příspěvková organizace zřizovaná Městem Sokolov je školské zařízení pro zájmové vzdělávání dětí, mládeže a dospělých. Nabízí v oblasti pravidelné zájmové činnosti cca 100 zájmových útvarů od aktivit pro rodiče s dětmi na rodičovské dovolené, po aktivity pro dospělé, v oblasti nepravidelné zájmové činnosti prázdninové aktivity (jednodenní prázdninové akce, příměstské a pobytové tábory a soustředění) a další akce pro rodiče s dětmi o víkendech či během týdne v odpoledních hodinách.
DDM většinově využívá ke své činnosti vlastní prostory (budova DDM, exteriér včetně dětského dopravního a venkovního víceúčelového hřiště, dětské kryté dopravní hřiště s elektro-vozítky). Pro některé aktivity a zájmové útvary využívá smluvně zajištěné prostory jiných subjektů (odborné učebny, tělocvičny, sportoviště).
Vzdělávání zajišťuje cca šedesát externích a šest interních pedagogů volného času včetně ředitelky DDM.

Ředitelka DDM uplatňuje demokratický, participativní styl řízení, při kterém pečuje zejména o to, aby byly jasně a transparentně nastaveny role a kompetence jednotlivých pracovníků, popsány rozhodovací procesy a odpovědnosti. Ty ředitelka stanovuje na základě dlouhodobých zkušeností, společných diskusí a vyhodnocování průběhu a výsledků vzdělávání v DDM. Předvídatelné a plánované procesy, cíle a aktivity jsou popsány v dokumentech, což umožňuje pracovníkům věnovat se především pedagogické práci a přijímat rozhodnutí, která jsou v jejich kompetenci. Při nečekaných komplikacích ředitelka participuje na jejich řešení.

Jednou z forem posilování participace jsou pravidelné pondělní porady, kterých se účastní všichni interní pedagogové a v případě potřeby vedoucí ekonomicko-správního oddělení, která pedagogickým pracovníkům napomáhá s materiálním a finančním kontextem činnosti DDM. Všichni mají možnost vyjádřit se k projednávané problematice (v oblasti pedagogické i provozní). Konečné rozhodnutí či řešení je v přímé kompetenci pověřeného pracovníka, postupy včetně zadaných úkolů v projednávaných záležitostech jsou vždy podrobně uvedeny v zápisech z porad, které následně slouží jako zpětná vazba pro ředitelku DDM i interní pracovníky. Interní pedagogičtí pracovníci spolu každodenně komunikují a spolupracují, předávají si zkušenosti a potřebné informace pro koordinaci činností. (schéma řízení – odkaz přílohy).

V současné době středisko realizuje kroky k naplnění cílů koncepce rozvoje zařízení na období 2021–2024, která byla zpracována na základě vyhodnocení cílů předchozího strategického dokumentu, analýzy vnitřních a vnějších zdrojů a SWOT analýzy. Strategické cíle jsou postupně zapracovávány do plánů práce na daný školní rok. Jeho součástí jsou mimo jiné minimální program primární prevence, program proti šikaně a kyberšikaně, přehled pravidelné i nepravidelné zájmové činnosti, plán kontrolní činnosti (stanovení úkolů, odpovědnosti a časového rámce) a dílčí plány jednotlivých oddělení. Vedoucími šesti oddělení jsou interní pedagogové, kteří se podílejí na tvorbě plánu svého oddělení. Součástí plánu je popis zapojení vedoucího do jednotlivých aktivit DDM (které akce organizuje a spoluorganizuje, kterých se zúčastní), pravidla kontrolní a řídící činnosti vedoucího (spolupráce a způsob komunikace s externími pedagogy), oblasti dalšího vzdělávání včetně samostudia (v jakých oblastech se chce rozvíjet) a návrh toho, co by chtěl v tomto školním roce zlepšit.

Systematický přístup vedení DDM k plánování, realizaci a vyhodnocování činností s využitím strukturovaného souboru dokumentů lze demonstrovat na příkladu činnosti oddělení přírodovědy, kde jedním z koncepčních cílů stanovených na základě zájmu je podpora a rozvoj aktivit v oblasti přírodovědy včetně rozšíření nabídky přírodovědné stanice.
– V ročním plánu DDM je kladen důraz na rozšiřování činností zájmového vzdělávání a vytvoření materiálních podmínek (např. pořízení drobného vybavení pro chovatele a rybáře, vybudování interaktivní přírodovědné stezky dle místních podmínek).
– V plánu oddělení přírodovědy jsou uvedeny dílčí kroky k realizaci cílů (Plán zájmového vzdělávání oddělení přírodovědy – odkaz přílohy).
– Jedním z konkrétních výsledků postupné realizace cílů je např. otevření nového zájmového útvaru Klub přátel papoušků nebo pořízení nových zvířat. Zájmový útvar byl otevřen na základě vyhodnocení zájmů a přání účastníků a zákonných zástupců. Podle doporučení veterináře (provádí pro DDM veterinární prohlídky zvířat) byl vedením DDM osloven jeden majitel papoušků, který projevil zájem o práci s dětmi a od začátku školního roku vede tento kroužek.
– Pro dobré fungování nového kroužku byla dosavadní zvířata doplněna o několik papoušků. Na tomto rozšíření činnosti se podíleli kompetentní pracovníci DDM, nová aktivita je naplněním cílů celkové koncepce i dílčích plánů DDM.

Školní vzdělávací program je vytvářen jako stabilní základ pro plánování, realizaci a vyhodnocování výchovné a vzdělávací činnosti DDM, který je doplňován dalšími operativními dokumenty, které popisují obsah vzdělávání jednotlivých činností (jednorázových akcí, jednotlivých táborů, vzdělávacích programů, zájmových útvarů). Tyto dokumenty slouží pro interní potřebu pedagogických pracovníků a obsahují kromě jiného cíl, obsah, metody a formy práce a klíčové kompetence, které mají účastníci rozvíjet (např. dokumenty Den Země, Letní pobytový tábor „Ve stopách dobrodruhů“, Vzdělávací program chovatelské stanice – odkaz přílohy). Tyto dokumenty jsou podkladem pro realizaci a hodnocení jednotlivých akcí odpovědnými pedagogy. Díky jejich operativnímu charakteru je lze snadno doplňovat, upravovat a aktualizovat.

Vedení DDM se snaží v rámci své strategie o otevřenost. V rámci poskytování informací a získávání zpětné vazby jsou na webových stránkách účastníkům i zákonným zástupcům přístupny některé základní dokumenty, tj. vnitřní řád s nastavenými pravidly a mechanismy k organizování vlastní činnosti a školní vzdělávací program, jehož přílohami jsou všeobecné podmínky pro účastníky zájmových útvarů, táborů a soustředění i jednorázových akcí. Také je zveřejněna nabídka pravidelného i nepravidelného zájmového vzdělávání včetně stručné anotace a obsazenosti. Přihlašování do jednotlivých kroužků, na jednorázové akce a tábory je realizováno on-line na webových stránkách nebo osobně na recepci DDM. Zveřejněné všeobecné podmínky jsou návodem pro přihlašování a poskytují informace o způsobu placení. Postupně byl zaveden systém, kdy na webových stránkách je vždy operativně uvedena informace, od jakého termínu se lze na danou akci přihlásit.
Kromě webových stránek využívá školské zařízení i další nástroje ke komunikaci se zákonnými zástupci a účastníky.
Na konci školního roku a na začátku dalšího organizuje DDM informační dny (odkaz), jejichž cílem je seznámit veřejnost s prostředím a zázemím DDM a s širokou nabídkou aktivit, které organizuje.
Zákonní zástupci mladších dětí se setkávají s vedoucími kroužku při předávání dětí, rodiče mají možnost získat potřebné informace či poskytnout vedoucímu zpětnou vazbu k zájmovému vzdělávání. K setkávání pedagogických pracovníků se zákonnými zástupci a poskytování vzájemné zpětné vazby dochází také například při akcích určených rodičům s dětmi.

Hlavními přínosy představeného systému je zlepšení vnitřního klimatu v DDM i zvýšení kvality poskytovaného zájmového vzdělávání tím, že jsou stanoveny a v systému dokumentů přehledně zachyceny jasně stanovené cíle, kompetence zaměstnanců, pravidla pro organizaci činností (opakujících se) a vzájemnou komunikaci. To usnadňuje strategické a operativní řízení procesů vedením střediska (ředitelka a interní pedagogičtí pracovníci řízení a vedení DDM a interní vyhodnocování a kontrolu (autoevaluaci) činností střediska.
Dále nastavený systém vytváří dobré podmínky pro vedení a evaluaci činností jednotlivých zájmových útvarů pedagogickými pracovníky (kdy, co, kde, jak a proč je třeba udělat, na koho se mohou obrátit). V neposlední řadě pak systém řízení uvnitř a komunikace směrem ven vytváří transparentní prostředí pro účastníky zájmového vzdělávání i jejich zákonné zástupce.
V rámci úsilí o zvýšení kvality řízení a vedení DDM jsou v souladu se strategickými cíli nastaveny kompetence, pravidla činnosti a komunikace a jsou popsány v strukturovaném a přehledném systému dokumentů, kterými se řídí standardizované činnosti. To uvolňuje čas a energii pracovníků pro jejich pedagogickou činnost a tvořivé aktivity. Jednotlivé nástroje systému usnadňují rozhodování, přispívají k dodržování pravidel, umožňují efektivní kontrolu a evaluaci. Obecně je možné sledovat přínosy pro strategické řízení procesů, přijímání opatření a transparentní klima.

Rozhodnutí věnovat zvýšenou pozornost strategickému řízení DDM vycházelo z potřeby racionalizovat a zkvalitnit procesy a nástroje řízení a zároveň zachovat vysokou míru participace pracovníků DDM na plánování, realizaci a vyhodnocování jednotlivých aktivit. Vznikla tak potřeba stanovit jasně role a kompetence jednotlivý pracovníků a popsat standardizované procesy, pravidla a odpovědnosti. Aby mohl být tento záměr naplněn, bylo potřeba zajistit dostupnost všech těchto informaci, což nakonec vyústilo v přehledný a systém dokumentů. Zjednodušeně řečeno, dokumenty slouží lidem a nikoli naopak. To, že jsou jasně stanoveny a zdokumentovány cíle, že jsou jasně vymezeny kompetence pracovníků, pravidla a vnitřní normy umožňuje vytěžit více i z procesů vlastního hodnocení. Snáze a efektivněji lze stanovit kritéria a cíle pro vlastní hodnocení. Lidé v DDM vědí, čeho chtějí dosáhnout, jak toho dosahují a umí vyhodnotit co se daří, co méně a co příště jinak.
Výsledek této činnosti není jednou provždy daný, je stále potřeba vše vyhodnocovat, přijímat opatření ke zlepšení a reagovat na měnící se vnější i vnitřní podmínky. Jde o kontinuální proces.

Pracovníci DDM pravidelně vyhodnocují jednotlivé typy plánovacích dokumentů. Pro různé oblasti se liší jak odpovědnost konkrétních osob, tak frekvence hodnocení, použité metody a nástroje a rovněž forma výstupu.

Koncepce DDM je vyhodnocována vedením DDM jednou za 4 roky před tvorbou nového dokumentu. Jako vhodná metoda se osvědčilo …
Roční plán, který konkretizuje koncepční cíle na daný školní rok je hodnocen vedením DDM, jednou za rok ve výroční zprávě a rozboru hospodaření DDM. K získání celkového obrazu se osvědčilo využít zejména …
Plány jednotlivých oddělení, které jsou součástí ročního plánu jsou hodnoceny vedoucím daného oddělení, u jednorázových akcí a táborové činnosti po jejich realizaci (Hodnocení akce – odkaz přílohy), u táborů je vyhodnocován i „Anketníček“ (odkaz přílohy) vyplněný jednotlivými účastníky.
Činnost zájmového útvaru je hodnocena jejich vedoucími na konci školního roku. Vyhodnocení celoroční činnosti zájmového útvaru je součástí deníku.
Činnost jednotlivých zájmových útvarů je v průběhu roku hodnocena interními pedagogickými pracovníky formou hospitací (ke kterému vzniká hospitační záznam). Hodnotí se metody a formy, přístup k účastníkům, naplňování cílů a rozvoj kompetencí účastníků. Toto hodnocení má především formativní charakter.

Na základě dílčích hodnocení realizace a přínosů uvedených dokumentů a činností přijímají jednotliví pracovníci na úrovni svých pravomocí opatření k udržení a zlepšení stavu. Na poradách o nich informují spolupracovníky, případně je projednávají s cílem v případě problémů a rozporů najít nejlepší řešení, nebo využít zjištěných příležitostí k inovacím a zlepšením.

Za hlavní rizika zvoleného přístupu pro přenos systému do jiné organizace je možné považovat nedodržení stanovených pravidel pro organizaci činnosti a vzájemnou komunikaci pracovníků či účastníků vzdělávání. Totéž platí pro nedůslednou kontrolu dodržování stanovených postupů a pravidel. Systém může být sice formálně popsán, mohou probíhat jednotlivé činnosti, ale pokud neslouží svému hlavnímu účelu, tedy usnadnit pracovníkům DDM standardní činnosti ve prospěch jejich přímé pedagogické činnosti s dětmi, je takové jeho použití nefunkční.
Je aktivita přenositelná? Jak by mohly aktivitu zavádět i ostatní školy či školská zařízení a proč by to měly udělat?
Zvolený přístup je ověřen ve středisku volného času (DDM) se šesti interními pedagogickými pracovníky, jehož prostorové podmínky umožňují každodenní kontakt všech interních pedagogických pracovníků. Tento systém je přenositelný i pro jiná zařízení, vždy je nutné vnímat jako nezbytnou podmínku úspěchu kromě nastavení systému dokumentů zajistit vzájemnou přímou komunikaci pracovníků potřebnou pro fungování systému zamýšleným způsobem.
Nastavení uvedeného systému může být vhodný v případě, že vedení střediska nemá dostatečné zkušenosti s řízením (jasné nastavení pravidel a postupů usnadňuje řízení).

Anketníček